Krok 1: Przeanalizuj swój projekt
Z organizacyjnego punktu widzenia ważne jest, aby jedna osoba kontaktowa (lub osoby kontaktowe z każdego kraju) pełniła rolę pośrednika pomiędzy działem zakupów a działem IT.
Ważne jest abyś zdefiniował/-a zakres projektu. Zdecyduj, jakie dane chcesz wymieniać, wybierz techniczny protokół komunikacyjny, określ, które dokumenty (np. zamówienia, potwierdzenia dostaw, faktury) mają być wymieniane, i sprawdź, czy istnieją jakieś specjalne okoliczności, które musisz uwzględnić.
Kluczowymi grupami zaangażowanymi w EDI są działy zakupów i IT po stronie klienta oraz działy sprzedaży i IT po stronie dostawcy.
Z punktu widzenia IT ważne jest, aby skonsultować się z ekspertami i wybrać najbardziej efektywne oprogramowanie do konwersji.
Krok 2: Jedna osoba odpowiedzialna za kontakty między działem IT a działem sprzedaży/zakupów
Niezwykle ważna jest płynna koordynacja wewnątrz firmy i między firmami. Najlepiej sprawdza się to, gdy jedna osoba jest odpowiedzialna za "połączenie" działów IT i sprzedaży (po stronie dostawcy) oraz działów IT i zakupów (po stronie klienta). Każdy odpowiedni dział w jednej firmie rozmawia z odpowiednim działem w drugiej firmie, a także ze sobą nawzajem wewnątrz własnej firmy.
Krok 3: Skąd pochodzą Twoje dane?
Przed rozpoczęciem projektu należy się upewnić, że obie firmy uzgodniły konkretne oznaczenia zakupów i sprzedaży. Pozwoli to uniknąć nieporozumień dotyczących numerów pozycji oraz błędów przy zamawianiu.
Krok 4: Wszystko zależy od standardów
EDI to wspólne standardy wymiany dokumentów, dzięki którym każda ze stron może widzieć te same informacje. Upewnij się, że używasz standardu formatu danych, który jest dobrze ugruntowany i znany wszystkim zainteresowanym. Przykładem jest EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).
Krok 5: Skorzystaj z istniejącej wiedzy
Ten krok może zaoszczędzić Ci wielu kłopotów i przysłowiowego bólu głowy w trakcie realizacji projektu. Nie wymyślaj koła na nowo. Jeśli posiadasz wiedzę na temat EDI w swojej organizacji, wykorzystaj ją i ucz się na jej podstawie.
Krok 6: Masz harmonogram to się go trzymaj
Spotykaj się co tydzień, aby sprawdzić, jak przebiega wdrożenie i mieć pewność, że nadążasz za kolejnymi etapami projektu. W przypadku opóźnień należy nagłośnić problem i rozwiązać go. Pamiętaj o dostępności personelu (np. okresy urlopowe itp.).
Krok 7: Zdefiniuj i wykonaj standardowe testy
Projekt osiągnął już zaawansowany etap i jesteś gotowy do zdefiniowania, przeprowadzenia i oceny standardowych testów z udziałem wszystkich stron w obu firmach.
Krok 8: Testy akceptacyjne użytkowników
Teraz nadszedł czas, aby zagłębić się w różne działy każdej z firm i przetestować wszystkie szczególne lub indywidualne okoliczności, które stały się oczywiste. W tym przypadku działy sprzedaży i zakupów w poszczególnych firmach wydają zgodę, gdy wszystko przebiega bez zakłóceń.
Krok 9: Standardy techniczne dostawy do klienta
Jeśli jesteś klientem, powinieneś/powinnaś upewnić się, że zdefiniowałeś/-aś jeden standard dla wszystkich dostawców. Dzięki temu możesz stworzyć jednolite metody pracy ze wszystkimi swoimi dostawcami.
Krok 10: Wdrożenie systemów równoległych
System już działa, ale jeszcze nie do końca. Aby jak najlepiej zarządzać ryzykiem, należy uruchomić równoległe procesy - jeden na papierze, a drugi za pomocą EDI. Może to trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni.
Decyzja o tym, jakiego oprogramowania do konwersji EDI użyć, jest podstawowym krokiem przed rozpoczęciem projektu. Korzystanie z usług wykwalifikowanych ekspertów (wewnętrznych lub zewnętrznych) ma kluczowe znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia. Czy konsultowałeś/-aś się z ekspertami i zastosowałeś/-aś 10 opisanych wyżej kroków? Jeśli tak to prawdopodobnie pomyślnie wdrożyłeś swój projekt EDI!
Dziękujemy firmie Woyb za jej wkład i opinie na temat wdrożenia EDI.
