Polityka prywatności dla pracowników

Firma, w której jesteś zatrudniony(-a), HellermannTyton Sp. z o.o. z siedzibą w Kotuni (Kotunia 111, 62-400) (zwana dalej: „HellermannTyton” lub „my”), jest administratorem Twoich danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych i postanowieniami dotyczącymi danych osobowych, które od Ciebie uzyskujemy. Administrator danych decyduje
o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych.

Przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne w związku z Twoim zatrudnieniem
w HellermannTyton.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami telefonicznie +48 63 22 37 111 lub poprzez e-mail: rodo@hellermanntyton.pl

Poniższa lista zawiera kategorie danych osobowych, które mogą podlegać przetwarzaniu. Pamiętaj, że nie wszystkie dane osobowe na poniższej liście muszą być przetwarzane. Przykłady wymienione w poszczególnych kategoriach mają charakter niewyczerpujący.

Dane osobowe, np. imię i nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, płeć, narodowość, stan cywilny, zdjęcie
Dane firmowe, np. numer pracownika, opis stanowiska, stanowisko, miejsce pracy, jednostka organizacyjna, dział, bezpośredni przełożony, bezpośredni podwładni
Dane kontaktowe, np. zwykły adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu
Dane o wynagrodzeniu i świadczeniach pracowniczych, np. wynagrodzenia, przeglądy wynagrodzeń, odliczenia podatkowe, informacje emerytalno-rentowe, dane rachunku bankowego.
Dane dotyczące zarządzania pracownikiem, np. umowa o pracę i inne porozumienia, szczegóły podania o pracę lub inne formularze, np. związane z urlopem rodzicielskim, informacje na temat daty nawiązania i wygaśnięcia stosunku pracy
Dane dotyczące czasu, np. godziny pracy, liczba przepracowanych godzin, wakacje, przyznanie urlopu (rodzicielskiego, chorobowego, itp.)
Dane dotyczące bezpieczeństwa, np. karty i prawa dostępu oraz korzystanie z tych kart i praw
Dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, np. informacje dot. zwolnień lekarskich, wypadków przy pracy, rehabilitacji, badań lekarskich
Dane dotyczące wyników i ocen, np. ewaluacje, oceny i zapisy dotyczące środków dyscyplinarnych, jeśli takie istnieją
Dane dotyczące kompetencji, np. zapisy dotyczące działań edukacyjnych i szkoleniowych
Dane dotyczące zarządzania podróżami i wyjazdami, np. informacje o podróżach służbowych, dane rezerwacji, numer paszportu, numer firmowej karty kredytowej, księgowanie kosztów podróży i wydatków
Dane dotyczące pomocy technicznej i wsparcia, np. pytania od Ciebie / Twojego przełożonego / działu kadr dotyczące Twojego zatrudnienia, sprzętu komputerowego lub pomocy technicznej otrzymanej w związku z nimi
Dane informatyczne, np. identyfikator użytkownika, hasła, dane do logowania oraz dane i protokoły dotyczące korzystania ze sprzętu IT lub usług HellermannTyton zgodnie z obowiązującymi wytycznymi IT

Niektóre aspekty danych dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa uznaje się za „dane szczególnej kategorii” zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych i traktuje ze szczególną ostrożnością. Dane wrażliwe przetwarza się wyłącznie w przypadku zaistnienia zobowiązań prawnych, na podstawie umowy o pracę i/lub wyraźnej zgody.

Dane osobowe (imię i nazwisko oraz dane kontaktowe) osób, które wskazałeś(-aś) jako kontakt w nagłych wypadkach, mogą być również przetwarzane w ograniczonym zakresie.

Podstawa prawna
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy, na podstawie dobrowolnej zgody pracownika zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. a RODO. Ponadto, Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy, na podstawie dobrowolnej zgody pracownika zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. c RODO, np. jesteśmy prawnie zobowiązani do zgłaszania Twoich dochodów do urzędu skarbowego.
Obowiązki umowne
Musimy przetwarzać Twoje dane osobowe, m.in. w celu wypłaty wynagrodzenia umownego.
Uzasadniony interes
W naszym uzasadnionym interesie leży przede wszystkim prowadzenie normalnej działalności gospodarczej, ochrona urządzeń i wyposażenia technicznego oraz wykonywanie kontroli wewnętrznych. Aby zapewnić przetwarzanie danych osobowych w oparciu o uzasadniony interes, dokonujemy oceny każdego indywidualnego przypadku.

W wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy nie istnieje inna podstawa prawna, zwrócimy się do Ciebie z prośbą o wyrażenie zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie. Nie ma to jednak wpływu na zgodne z prawem przetwarzanie danych na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.

Twoje dane osobowe wymienione w przykładach w punkcie „Kategorie przetwarzanych danych” będą przetwarzane w poniższych celach ogólnych. Przykłady wymienione w poszczególnych celach mają charakter niewyczerpujący.

Administracja
•    Umożliwienie Twojej rejestracji w systemach HellermannTyton i ogólnego zarządzania Twoim zatrudnieniem w naszej firmie.
•    Umożliwienie prawidłowego korzystania z licencji
•    Umożliwienie aktualizacji schematu organizacyjnego i dokumentacji dotyczących pracowników, w tym sporządzania wewnętrznych raportów i statystyk.
•    Umożliwienie wypłaty pensji, emerytury i innych świadczeń pracowniczych, jak również przeglądu wynagrodzeń, w tym sporządzania wewnętrznych raportów i statystyk
•    Umożliwienie śledzenia projektów

Raportowanie
•    Umożliwienie przesyłania zgłoszeń organom, np. podatkowym, w przypadku zaistnienia obowiązku prawnego
•    Umożliwienie rejestracji Twoich godzin pracy/urlopów w celu naliczania wynagrodzenia i fakturowania

Wymagania wynikające z prawa pracy
•    Umożliwienie realizacji zobowiązań wynikających z umów o pracę lub prawa pracy

Bezpieczeństwo środowiska pracy i produktów
•    Umożliwienie spełnienia naszego obowiązku polegającego na zapewnieniu bezpiecznego środowiska pracy (w tym kontroli dostępu i zapobiegania dostępowi osób nieupoważnionych na teren obiektu lub do sprzętu operacyjnego), a także dodatkowych zobowiązań dotyczących środowiska pracy zgodnie z przepisami BHP lub prawa pracy.
•    Umożliwienie spełnienia zobowiązań związanych z bezpieczeństwem i jakością produktów.

Rozwój pracownika
•    Umożliwienie działań związanych z rozwojem/zwiększaniem kompetencji i oceną wyników
•    Umożliwianie i zalecanie działań edukacyjnych i szkoleniowych

Działania związane z pracą
•    Umożliwienie realizacji zadań służbowych, np. pisania e-maili, sporządzania dokumentów, raportów, opracowań, rysunków itd.
•    Umożliwienie podróży służbowych
•    Umożliwienie udzielenia odpowiedzi na pytania Twoje / Twojego przełożonego / działu kadr w związku z Twoim zatrudnieniem, sprzętem informatycznym lub zapewnienia wsparcia niezbędnego do wykonywania Twoich obowiązków zawodowych.
•    Umożliwienie przeprowadzania kontroli w związku z obowiązującymi wytycznymi HellermannTyton, w tym Polityką z zakresu etyki postępowania i wytycznymi IT, w celu zapewnienia przestrzegania takich wytycznych i zbadania wszelkich zarzutów dotyczących działań niedozwolonych.

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim od Ciebie, Twojego przełożonego lub innych osób trzecich, do których nas skierowałeś(-aś) w celu uzyskania tych danych. Niektóre dane osobowe mogą być generowane automatycznie przez system informatyczny HellermannTyton lub inne odpowiednie systemy, np. w przypadku tworzenia identyfikatora użytkownika.

Jeśli jest to konieczne do przetwarzania danych osobowych, przekazujemy te dane do innych firm należących do naszej grupy spółek lub do podmiotów zewnętrznych. Dotyczy to również przedsiębiorstw spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Oczywiście zapewniamy, że odbiorcy danych zapewniają wystarczającą gwarancję wykorzystywania tych danych zgodnie z prawem i w sposób bezpieczny oraz że są oni zobowiązani umową do przestrzegania przepisów ustawowych.

Ponadto, zastrzegamy sobie prawo do przekazywania danych osobowych osobom trzecim, jeśli zostaniemy do tego zobligowani przez prawo, orzeczenie sądowe wydane przez właściwy sąd lub decyzję odpowiedniego organu publicznego, lub jeśli na skutek działań i zaniedbań z Twojej strony zostaniemy zmuszeni do zabezpieczenia naszych praw, majątku lub zasobów poprzez zwrócenie się do właściwych organów publicznych.

Twoje dane osobowe będą zazwyczaj przechowywane przez okres trwania stosunku pracy. Po wygaśnięciu stosunku pracy zachowamy tylko dane osobowe uznane za niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, i tylko do czasu zrealizowania tych celów, a w przypadku dłuższego okresu, tylko do czasu niezbędnego do wypełnienia zobowiązań wynikających z kwestii natury prawnej lub podatkowej i dotyczących świadczeń pracowniczych, lub w celu realizacji wymogów wynikających z przepisów ustawowych w przypadku aktualnych, zbliżających się lub spodziewanych sporów lub roszczeń.

•    Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): W każdej chwili możesz zażądać informacji o tym, czy wykorzystujemy dane osobowe i jakiego rodzaju, w jakim celu odbywa się przetwarzanie, skąd te dane pochodzą, do jakich odbiorców są przekazywane w razie konieczności oraz jak długo są przez nas przechowywane.
•    Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): Jeżeli zauważysz, że dotyczące Ciebie dane osobowe są nieprawidłowe, możesz w każdej chwili zażądać ich sprostowania. Jeżeli Twoim zdaniem dane są niekompletne, możesz również zażądać ich uzupełnienia.
•    Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO): Jeśli Twoim zdaniem wykorzystywanie Twoich danych osobowych nie jest już konieczne, odbywa się bez wystarczającej podstawy prawnej lub jest niezgodne z prawem z innych względów, możesz żądać usunięcia tych danych.
•    Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): Zamiast usuwać dane możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych, jeśli przetwarzanie to odbywa się niezgodnie z prawem. W szczególności możesz również żądać ograniczenia przetwarzania, jeżeli kwestionujesz dokładność danych lub sprzeciwiasz się ich wykorzystaniu.
•    Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): W odniesieniu do danych osobowych, które podał sam użytkownik i które są wykorzystywane na podstawie umowy lub zgody, możesz zażądać udostępnienia tych danych w postaci ustrukturyzowanej, powszechnie wykorzystywanej i przystosowanej do odczytu przez maszyny. Możesz również zażądać przesłania tych danych bezpośrednio do innego administratora.
•    Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): W przypadku wystąpienia podstaw dotyczących Twojej konkretnej sytuacji, które uniemożliwiają korzystanie z Twoich danych osobowych przetwarzanych przez nas z zachowaniem równowagi interesów stron, masz prawo sprzeciwić się takiemu wykorzystywaniu tych danych. Jeśli Twoje dane osobowe są wykorzystywane w marketingu bezpośrednim, zawsze masz prawo do sprzeciwu.
•    Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO): Jeżeli Twoim zdaniem doszło do naruszenia Twoich praw dotyczących danych osobowych, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. W szczególności możesz skontaktować się z organem nadzorczym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania, pracy lub miejsca zaistnienia domniemanego naruszenia.

Aby wysłać do nas zapytanie dotyczące Twoich danych, wypełnij poniższy formularz:

Załącznik 4n

Formularz żądania dostępu do danych dla pracowników

Wypełniony formularz wyślij tradycyjną pocztą na adres firmy HellermannTyton Sp. z o.o. lub poprzez e-mail:

rodo@hellermanntyton.pl

Pamiętaj o dołączeniu dokumentów umożliwiających potwierdzenie tożsamości.